Privacyverklaring KassaKlassa
Versie: 1.0 · Datum: 2026-10-04
Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens KassaKlassa verwerkt, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt. KassaKlassa is een platform waarmee scholen en verenigingen verkoopacties organiseren: ouders delen een bestellink, kopers bestellen zonder account, en de school volgt bestellingen, betalingen en leveringen op.
Deze verklaring geldt voor het platform: app.kassaklassa.be, de schooladressen op kassaklassa.be (bv. jouwschool.kassaklassa.be) en de bestellinks die ouders delen.
1. Wie is verantwoordelijk?
KassaKlassa wordt uitgebaat door:
Elric Verbruggen, handelend als KassaKlassa Ondernemingsnummer: 0536.793.842 Adres: Lindenstraat 43, 2500 Lier E-mail: hallo@kassaklassa.be
Belangrijk om te weten: KassaKlassa heeft twee rollen, afhankelijk van welke gegevens het gaat. Die rollen bepalen bij wie je terechtkan met vragen over je gegevens.
1.1 KassaKlassa als verwerker (in opdracht van de school)
Voor de kern van het platform werkt KassaKlassa in opdracht van de school die de verkoopactie organiseert. De school beslist welke gegevens in het platform komen en waarvoor ze gebruikt worden. De school is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (GDPR); KassaKlassa is de verwerker. Soms treedt een vereniging (bv. een oudervereniging of vriendenkring) voor de school op als verkoper; ook dan blijft de school de verantwoordelijke en bepaalt zij welke toegang die vereniging krijgt.
Het gaat om deze gegevens:
| Betrokkene | Gegevens | Waarvoor |
|---|---|---|
| Leerlingen | voor- en achternaam, klasgroep, schooljaar; bij scholen met een Smartschool-koppeling ook de technische Smartschool-kenmerken van de leerling (intern nummer, stamboeknummer, OneRoster-id) | bestellingen koppelen aan het juiste kind en de juiste klas; leveringsoverzichten per klas |
| Ouders | voor- en achternaam, e-mailadres, de koppeling met hun kind(eren), optioneel telefoonnummer en IBAN, bestellingen en betaalstatus per verkoopactie; bij een Smartschool-koppeling ook het Smartschool-gebruikerskenmerk | bestellinks delen, betalingen opvolgen, herinneringen en meldingen versturen |
| Kopers (zonder account) | naam, optioneel e-mailadres en telefoonnummer, bestelde producten, bedrag, betaalwijze en betaalstatus; het IP-adres op het moment van bestellen | de bestelling registreren, bevestigen, laten betalen en (laten) leveren; misbruik van de bestelpagina voorkomen |
| Schoolpersoneel en vrijwilligers van de verkopende vereniging | naam, e-mailadres, rol, gekoppelde klas(sen), of iemand helpt bij leveringen | toegang en taken binnen de verkoopacties van de school |
| Leveringshelpers zonder account | enkel het label dat de school aan hun toegangscode (QR-code) geeft, bv. een voornaam, en wanneer die code gebruikt werd | helpen bij het klaarzetten en afleveren van bestellingen |
We verwerken geen geboortedata, thuisadressen, rijksregisternummers, foto's van personen of bijzondere categorieën van gegevens (zoals gezondheidsgegevens).
Waar komen de gegevens vandaan?
- van de school: zij voert leerlingen, klassen, ouders en personeel in, manueel of via een CSV-bestand;
- van Smartschool, als de school de Smartschool-koppeling aanzet: dan halen we leerlingen, klassen, leerkrachten en ouders (met hun koppeling aan de leerlingen) automatisch op bij Smartschool, in opdracht van de school;
- van de ouders zelf, bv. een telefoonnummer of IBAN in hun profiel;
- van de kopers zelf, via het bestelformulier;
- van Mollie: de betaalstatus van online betalingen.
De afspraken tussen de school en KassaKlassa over deze verwerking staan in een verwerkersovereenkomst die elke school met KassaKlassa sluit (art. 28 AVG).
Vragen of verzoeken over deze gegevens (inzage, verbetering, wissing …) richt je aan de school die de verkoopactie organiseert. Zij is de verantwoordelijke. Krijgen wij zo'n verzoek rechtstreeks, dan sturen we het door naar de school en helpen we de school om erop te antwoorden.
1.2 KassaKlassa als verwerkingsverantwoordelijke (eigen verwerkingen)
Voor een beperkt aantal verwerkingen bepaalt KassaKlassa zelf doel en middelen en is KassaKlassa dus zelf verwerkingsverantwoordelijke:
- Accountgegevens van schoolbeheerders, leerkrachten en ouders: naam, e-mailadres, wachtwoord (enkel als onomkeerbare hash), rol en schoolkoppeling, inlogsessies. Log je in via Smartschool, dan ontvangen we van Smartschool je Smartschool-gebruikerskenmerk, je naam, je e-mailadres en het type account (bv. "Moeder" bij een co-account), om je aan het juiste account te koppelen.
- E-mailverzending voor accountbeheer en beveiliging: inloglinks, wachtwoordresets, koppelbevestigingen en beveiligingsmeldingen. (Bestelbevestigingen, uitnodigingen en betaalherinneringen versturen we in opdracht van de school, zie 1.1.)
- Audit-logs: wie voerde welke beheer-, geld- of privacyactie uit en wanneer; bij een bestelling ook met het IP-adres. Ook wanneer een platformbeheerder van KassaKlassa in opdracht van een school in haar omgeving meekijkt, wordt dat vastgelegd.
- Misbruikbeperking: om te veel pogingen (bv. om in te loggen, een wachtwoord te resetten of te bestellen) af te remmen, tellen we kort het aantal pogingen per IP-adres, per bestelcode of per e-mailadres.
- Botbescherming op het bestelformulier: een korte, automatische controle (Cloudflare Turnstile) die nagaat of een bestelling van een mens komt. Cloudflare verwerkt daarvoor je IP-adres en technische kenmerken van je browser.
- Foutmonitoring: loopt er iets mis in de applicatie, dan sturen we een technisch foutrapport naar Sentry. Die rapporten bevatten geen namen of e-mailadressen, wel technische gegevens over het verzoek waarbij de fout optrad.
- Suppressieregister: wis je je gegevens via een uitdrukkelijk verzoek, dan bewaren we een versleutelde, niet terug te rekenen afgeleide (hash) van je e-mailadres. Zo voorkomen we dat je per ongeluk opnieuw wordt uitgenodigd of geïmporteerd, bv. via een volgende Smartschool-synchronisatie.
- Support-communicatie: e-mails die je ons stuurt en onze antwoorden.
2. Doeleinden en rechtsgronden
| Verwerking | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Accountgegevens en sessies | toegang tot het platform, authenticatie, rolgebaseerde toegang per school | uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Bestel-, betaal- en leveringsgegevens (in opdracht van de school) | verkoopacties uitvoeren: bestellen, betalen, leveren, rapporteren | instructies van de school (verwerkersrol); de school steunt doorgaans op de uitvoering van de overeenkomst met de koper en op haar gerechtvaardigd belang bij het organiseren van de verkoopactie |
| Notificaties en e-mails | bestelbevestigingen, uitnodigingen, betaalherinneringen, accountmails | instructies van de school (verwerkersrol) / uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Audit-logs | beveiliging, fraudepreventie, aantoonbaarheid van beheeracties | gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): een veilig en controleerbaar platform |
| Misbruikbeperking en botbescherming | het platform en het bestelformulier beschermen tegen geautomatiseerd misbruik | gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
| Foutmonitoring | fouten opsporen en verhelpen | gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): een betrouwbare dienst |
| Suppressieregister | een gevraagde wissing blijvend respecteren | gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
| Support-communicatie | vragen beantwoorden, problemen oplossen | gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
KassaKlassa gebruikt persoonsgegevens nooit voor reclame, verkoopt of verhuurt ze nooit aan derden, en gebruikt ze niet om modellen te trainen. Na anonimisering blijven enkel cijfers over die niet tot een persoon herleidbaar zijn (bv. hoeveel producten een verkoopactie verkocht); die mag KassaKlassa gebruiken om de dienst te verbeteren en te beschrijven.
3. Hoe lang bewaren we gegevens?
Het platform past de onderstaande termijnen automatisch toe: een dagelijkse taak anonimiseert of verwijdert gegevens zodra hun termijn verstreken is. Anonimiseren betekent dat namen, e-mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers, IP-adressen en Smartschool-kenmerken onomkeerbaar vervangen worden; de cijfers (producten, aantallen, bedragen) blijven bestaan, zodat de verkoper haar boekhouding kan verantwoorden.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Kopergegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres) | geanonimiseerd 12 maanden na de einddatum van de verkoopactie. Bedragen en bestelde producten blijven bewaard. |
| Overige namen en IP-adressen bij een verkoopactie (meldingen in de app, logregels van bestellingen, opmerkingen bij een afrekening) | 12 maanden nadat de school de verkoopactie afrondt |
| Leerlingen | zolang de leerling in een actieve klas staat; geanonimiseerd 12 maanden na archivering. Een leerling wordt gearchiveerd wanneer hij bij de Smartschool-synchronisatie uit de klaslijst verdwijnt, of wanneer de school hem (of zijn klas) archiveert. |
| Ouders zonder andere rol bij de school | zolang ze gekoppeld zijn aan een leerling die nog niet geanonimiseerd is, of deelnemen aan een verkoopactie die nog loopt; daarna geanonimiseerd 12 maanden na de laatste bestelling of betaling |
| Accounts van schoolpersoneel | zolang de school het account behoudt; verwijderd bij het einde van de samenwerking met de school |
| Audit-logs | 12 maanden. Uitzondering: de logregel die bewijst dat een wissing gebeurd is, blijft bewaard; de persoonsgegevens daarin worden na 30 dagen gewist. |
| Inlogsessies | 7 dagen na het laatste gebruik |
| Inloglinks, resetlinks, uitnodigingslinks en koppellinks | vervallen automatisch: een wachtwoordresetlink en een Smartschool-koppellink na 30 minuten, een inloglink na 24 uur (eenmalig), een uitnodigingslink na 3 dagen |
| Toegangscodes (QR) voor leveringshelpers | standaard tot 1 dag na het einde van de verkoopactie, hooguit 14 dagen; de school kan ze eerder intrekken |
| Tellers voor misbruikbeperking (IP-adres, bestelcode, e-mailadres) | minuten tot uren; dagelijks opgeschoond |
| Suppressieregister (enkel een hash van het e-mailadres) | tot de onderdrukking op verzoek wordt opgeheven |
| Database-back-ups | 7 dagen rollend: een anonimisering werkt dus binnen 7 dagen ook door in de back-ups |
| Foutrapporten (Sentry) | 30 dagen |
| E-mailverzending via Amazon SES | Amazon SES houdt voor ons geen logboek per verzonden e-mail bij, enkel geteld verzendverkeer zonder adressen. Een e-mailadres dat definitief onbestelbaar blijkt of een klacht indient, komt op de blokkeerlijst van SES tot we het er zelf af halen. |
| Support-communicatie | 10 jaar |
| Alle gegevens van een school bij het einde van de samenwerking | export op verzoek van de school binnen 30 dagen; daarna gewist of geanonimiseerd binnen 60 dagen |
4. Wie ziet je gegevens?
4.1 Binnen het platform
- De school ziet de gegevens van haar eigen verkoopacties. Elke gebruiker ziet enkel de gegevens van de eigen school en de eigen rol: een leerkracht ziet de leerlingen en bestellingen van de eigen klas(sen), zonder contactgegevens van kopers; een ouder ziet enkel de eigen kinderen, de bestellingen onder de eigen bestellinks (naam van de koper en wat besteld werd) en de eigen afrekening.
- Een verkopende vereniging (bv. oudervereniging of vriendenkring) ziet wat de school haar via een account toekent: bestellingen, betalingen en leverlijsten, voor levering en boekhouding.
- Wie een bestellink opent, ziet de voornaam en de klas van het kind voor wie besteld wordt, de voornaam van de ouder en de naam van de school. Ook de bestelbevestiging en het betaalbewijs die een koper per e-mail krijgt, noemen enkel de voornaam van het kind. Een bestellink is bedoeld voor mensen die de ouder kent. De voorvertoning van de link in bv. WhatsApp of e-mail toont enkel de voornaam van het kind en de naam van de verkoopactie.
- Kopers die de ouder betalen: vult een ouder een IBAN in, dan kan de ouder een betaal-QR-code tonen aan kopers. Die code bevat de naam en het IBAN van de ouder.
- Leveringshelpers met een QR-toegangscode zien enkel de leverlijst per klas van één verkoopactie, zonder contactgegevens.
- Platformbeheerders van KassaKlassa krijgen enkel toegang voor technisch beheer, of om in opdracht van de school mee te kijken. Meekijken in de omgeving van een school wordt gelogd.
4.2 Dienstverleners van KassaKlassa (subverwerkers)
| Dienstverlener | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | database en opslag van schoollogo's en productfoto's | EU (Frankfurt, Duitsland) |
| Vercel, Inc. | hosting en uitvoering van de applicatie, geplande taken, kortstondige technische logs | EU (Frankfurt, Duitsland en Stockholm, Zweden); statische bestanden via het wereldwijde netwerk van Vercel |
| Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES) | verzenden van e-mails | EU (Stockholm, Zweden) |
| Cloudflare, Inc. (Turnstile) | botbescherming op het bestelformulier | wereldwijd netwerk, EU-verwerking waar mogelijk |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | foutmonitoring, zonder namen of contactgegevens | EU (Frankfurt, Duitsland) |
Je gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Vercel, Cloudflare en Sentry zijn Amerikaanse ondernemingen; hun verwerking is beperkt tot respectievelijk het uitvoeren van de applicatie, de botcontrole en technische foutmeldingen, en steunt op het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) en/of standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie. Met elke dienstverlener is een verwerkersovereenkomst gesloten.
4.3 Andere ontvangers
| Ontvanger | Rol | Wat |
|---|---|---|
| Mollie | zelfstandige betalingsinstelling | Betaal je online, dan doe je dat op de betaalpagina van Mollie. Mollie handelt als vergunde betalingsinstelling voor de verkoper (de school of de vereniging die voor de school verkoopt, met een eigen Mollie-rekening) en is voor de betaaltransactie zelf verwerkingsverantwoordelijke. Wij geven Mollie het bedrag, een betaalreferentie en een omschrijving door; die omschrijving bevat de naam van de school, de naam van de verkoopactie en de naam van de koper (of, bij een afrekening die een ouder online betaalt, de naam van de ouder), zodat de verkoper de betaling in haar Mollie-overzicht herkent. |
| Smartschool (Smartbit) | dienstverlener van de school | Bron van de leerling-, klas-, leerkracht- en oudergegevens wanneer de school de koppeling aanzet, en aanmeldmethode als je via Smartschool inlogt. De school heeft daarvoor haar eigen contract met Smartschool. |
| De school | verwerkingsverantwoordelijke | de gegevens die nodig zijn om de verkoopactie op te volgen (bestellingen, betalingen, leveringen) |
5. Minderjarigen
KassaKlassa verwerkt van leerlingen enkel een beperkte set gegevens (voor- en achternaam, klasgroep, schooljaar en, bij een Smartschool-koppeling, de technische Smartschool-kenmerken), uitsluitend in opdracht van de school en uitsluitend om bestellingen aan het juiste kind en de juiste klas te koppelen. Kinderen gebruiken het platform zelf niet: ouders delen de bestellink en beheren de opvolging. Wie een bestellink opent, ziet enkel de voornaam en de klas van het kind (zie 4.1).
- Voor kinderen jonger dan 13 jaar oefenen de ouders of de personen met ouderlijk gezag de privacyrechten uit (de Vlaamse onderwijspraktijk situeert het onderscheidingsvermogen tussen 12 en 14 jaar).
- KassaKlassa doet geen profilering van kinderen en richt geen marketing op kinderen.
6. Beveiliging
KassaKlassa behandelt beveiliging als een kernvereiste, onder meer:
- versleuteling van gegevens onderweg (HTTPS/TLS) en bij opslag;
- strikte toegangscontrole: elke gebruiker ziet enkel de gegevens van de eigen school en de eigen rol, en de server controleert dat bij elke opvraging;
- audit-logging van beheer-, geld- en privacyacties;
- elke betaalmelding wordt rechtstreeks bij Mollie gecontroleerd voordat ze een bestelling of afrekening wijzigt;
- wachtwoorden, inloglinks en toegangscodes voor leveringshelpers worden enkel als hash bewaard, nooit leesbaar;
- de toegangssleutels van de koppelingen met Mollie en Smartschool worden bijkomend versleuteld bewaard;
- bestelcodes en betaalreferenties (gestructureerde mededelingen) zijn niet te raden;
- misbruikbeperking op inlog-, reset- en bestelpogingen en botbescherming op het bestelformulier;
- dagelijkse back-ups (7 dagen), en strikt gescheiden test-, acceptatie- en productieomgevingen: testomgevingen bevatten enkel fictieve gegevens.
7. Jouw rechten
Je hebt de rechten uit art. 15–22 AVG:
- inzage in je gegevens;
- verbetering van onjuiste gegevens;
- wissing ("recht op vergetelheid");
- beperking van de verwerking;
- overdraagbaarheid van gegevens die je zelf aanleverde;
- bezwaar tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang;
- intrekken van toestemming, als een verwerking op toestemming steunt (dat doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid vóór de intrekking).
Gaat het over gegevens die we in opdracht van een school verwerken (zie 1.1), richt je dan tot de school. Krijgen wij je verzoek, dan bezorgen we het aan de school en helpen we haar bij het antwoord: op vraag van de school maken we een inzagerapport van je gegevens, of anonimiseren we ze onomkeerbaar, met een bevestiging die de school aan jou kan bezorgen.
Gaat het over gegevens waarvoor KassaKlassa zelf verantwoordelijk is (zie 1.2), stuur je verzoek dan naar hallo@kassaklassa.be. We antwoorden binnen één maand.
Na een wissing op jouw verzoek blijven gegevens die de verkoper voor haar boekhouding nodig heeft (bv. bedragen) bewaard zonder je naam. In het suppressieregister komt enkel een hash van je e-mailadres (zie 1.2).
Ben je niet tevreden, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
8. Geen geautomatiseerde besluitvorming
KassaKlassa neemt geen beslissingen over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze treffen.
9. Cookies
KassaKlassa gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies en een paar instellingen in de lokale opslag van je browser die je zelf kiest. Er zijn geen analytics-, tracking- of advertentiecookies. Lees er alles over in de cookieverklaring.
10. Wijzigingen
Wijzigt deze privacyverklaring inhoudelijk, dan passen we het versienummer en de datum bovenaan aan en informeren we scholen via het platform. De actuele versie staat altijd op app.kassaklassa.be/privacy.